A fondo: planeación estratégica

La educación ha pasado por diferentes adaptaciones, gracias a los cambios políticos, sociales, económicos y tecnológicos que se han venido dando en el mundo entero, por eso, se ha visto forzada a buscar nuevos métodos, nuevos caminos y nuevas formas de hacer las cosas. Uno de estos nuevos caminos es adaptar la planeación estratégica empresarial al ámbito escolar, tratando con esto de mejorar la calidad de la educación en todos sus aspectos más importantes.

 

Así pues, podríamos decir que la planeación estratégica es una formulación, consiste en el diseño y desarrollo de un plan donde se define y determina el rumbo de una organización.

 

Este desarrollo se hace de manera consciente en base a estrategias que se elaboran antes de que la acción se ponga en práctica y con un propósito determinado.

 

Durante el desarrollo de este plan de acción se consideran las fuerzas y debilidades en la revisión del ambiente interno de la organización y se evalúan las oportunidades y amenazas del ambiente externo. Un balance adecuado de estos factores permite ajustar objetivamente las estrategias y redefinir las metas correspondientes. Es un proceso conceptual que se orienta a la reflexión y meditación, ya que su diseño debe pasar por un proceso racional, controlado y consciente.

 

En la planeación estratégica se definen tres premisas importantes, que son: estrategias, metas y objetivos, así como el apoyo a la visión, misión y principios de la institución. Otros factores de igual relevancia que se deben considerar en este tipo de planeación son el tiempo, ideas fijas y el enfoque de las estrategias.

 

La administración estratégica implica entretejer las relaciones entre el pensamiento, la acción y el aprendizaje. Como el aprendizaje no es estático, sino cambiante y generativo, de aquí la importancia que hay que dar a la relación que hay entre el proceso de aprendizaje con las ideas y acciones que se dan en la institución.

 

De acuerdo a estas definiciones, se pueden definir cuatro elementos en común según Andrews y Ansoff, en Mintzberg, 1997:

 

Ambiente: serie de condiciones ajenas a la empresa, a las que ésta debe responder. Algunas de estas condiciones son negativas (amenazas) y otras positivas (oportunidades).

Misión: la empresa debe establecer metas y objetivos básicos. El objetivo del nivel más alto es la misión, es decir, una definición de la razón de existir de la empresa.

Análisis de la situación: la gerencia de la empresa debe realizar un análisis de la misma, con el objetivo de determinar su posición en el ambiente y su cantidad de recursos. Este análisis se conoce como Fuerzas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.

Proyecta como aplicar sus recursos: a efecto de alcanzar sus metas y lograr adecuarse lo mejor posible a su ambiente.

 

Por otro lado, Romo M. (2003) establece cuatro aspectos fundamentales de la planeación estratégica para lograr un enfoque a futuro:

 

·         Toma de decisiones en la actualidad a fin de modificar las tendencias a futuro, esto permite identificar amenazas y oportunidades reales. No solo es un proceso, sino que es una filosofía de hacer las cosas y tiene una estructura que sistematiza ese proceso. Es importante enfatizar, que el diseño de futuro deseado en este caso, implica las acciones mediante las cuales se podrá alcanzar. Esto implica un proceso de establecimiento de metas y la definición de estrategias y políticas para lograrlas

·         Debe de ser participativa "involucra todas las áreas de la organización en el desarrollo de los planes que aseguren el logro de las metas de acuerdo a la misión" (Romo, M. 2003). Por tanto, debe convertirse en una forma de pensar, de tal forma que inspire a todos a participar aportando y dando lo mejor de sí, ya que de acuerdo al enfoque de sistemas, el resultado será sinérgico, si todos los elementos apoyan en la misma dirección habrá menos pérdida de energías en coordinar los esfuerzos para alcanzar las metas previstas

·         Requiere del trabajo en equipo, dice el autor, "Si todos los elementos apoyan en la misma dirección habrá menos perdida de energía"; Senge (1998) se refiere a este como uno de los aspectos que propician el aprendizaje en equipo y lo llama un fenómeno de alineamiento "Un grupo de personas funciona como una totalidad (...) es la condición necesaria para que la potencia del individuo infunda potencia al equipo" (p.294-295).

·         Es fundamental considerar que la información oportuna y adecuada será de vital importancia en la definición de estrategias, programas, planes y presupuestos. Desde luego es un proceso cíclico que está en constante revisión y ajuste, de acuerdo a calendarios perfectamente definidos.

 

Por otra parte Bryson, (1988) identifica ocho pasos en el proceso de planeación estratégica:

 

·         Acuerdo e inicio del proceso

·         Identificación de los mandatos institucionales

·         Clarificación de la misión y los valores institucionales

·         Evaluación del medio ambiente externo, oportunidades y amenazas Evaluación del ambiente interno, fortalezas y debilidades

·         Identificación de los aspectos estratégicos que enfrenta la organización

·         Formulación de las estrategias que resuelvan estos aspectos

·         Establecer la visión organizacional del futuro.

 

De estos aspectos se desprenderán acciones y resultados, que serán evaluados en cada uno de ellos, para tener una evaluación integral y que no que se deje hasta el final.

 

Para el análisis estratégico es importante tener en cuenta ciertas herramientas que permitan realizar un estudio significativo en aportaciones y valioso en precisión y objetividad.

 

Análisis de Portafolio: cuando el tamaño de la institución implica diferentes programas, niveles de instrucción o divisiones equivalentes es muy conveniente fraccionar el análisis para poder entrar en detalles particulares en cada caso sin caer en generalizaciones vagas o ambiguas, de tal manera que se definan estrategias específicas para cada programa o nivel. Esto implica fraccionar la información en unidades estratégicas de negocio las cuales se pueden analizar de manera independiente y después ensamblarlas dentro de un plan global para el logro de los objetivos y metas institucionales.

 

Lo fundamental con este análisis es buscar las condiciones óptimas de desempeño en las cuales podamos operar y ofrecer los servicios que se requieren aportando algo extra que nos distinga de la competencia.

 

Matriz Crecimiento-Participación: este diagrama nos permite establecer gráficamente nuestro portafolio incluyendo cada uno de nuestros programas o productos ofrecidos al mercado. Muestra la participación relativa de los programas de acuerdo a los competidores, proporción en la cual se participa en el mercado y los ingresos que se perciben por cada programa. Este diagrama se puede completar con información de diferentes períodos para analizar tendencias y evaluar el comportamiento de la institución con respecto a los demás participantes en el sector.

 

De aquí se pueden desprender diferentes tipos de estrategias básicas, que son:

 

·         Ganar participación en el mercado (incrementar el número de estudiantes de nuestros programas)

·         Mantener la participación en el mercado (evitar que la demanda por nuestros programas disminuya)

·         Recuperar inversión o recursos de programas que se pronostica que van a disminuir pero que todavía dan buenos resultados

·         Retiro o abandono de programas que ya no son atractivos o en los cuales se tiene una presencia marginal o mínima.

 

El resultado de este análisis debe conducir a:

 

·         Verificar el balance interno de la institución

·         Verificar las tendencias de los programas

·         Evaluar la competencia.

·         Considerar otros factores no incluidos en el portafolio

·         Desarrollar portafolios "meta" posibles o alternativos

·         Verificar el balance de los portafolios meta y seleccionar el más adecuado.

 

Análisis externo: en este ámbito debemos evaluar muy detenidamente el entorno de cada una de las instituciones, sin embargo es interesante destacar las coincidencias que se han obtenido en multitud de estudios en diferentes países principalmente entre instituciones públicas donde sistemáticamente aparecen algunos factores por lo que es pertinente anotarlos y tenerlos presentes para no perderlos de vista en cada caso en particular.

 

·         Aspectos relacionados con financiamiento y políticas públicas de inversión y distribución de recursos

·         Cambios en los valores sociales y políticos en el entorno nacional y local, en particular aspectos relativos a dinámica poblacional y su efecto en los niveles de demanda educativa e inscripción

·         Tendencias tecnológicas, sobre todo lo relacionado a comunicaciones, cómputo y sistemas de información

·         Incremento en los riesgos y costos de las responsabilidades de las instituciones educativas frente a la sociedad, por ejemplo, legislaciones laborales, de seguridad social etc.

·         Apertura de mercados, otros participantes en sectores educativo y de entretenimiento y su influencia en la demanda de actualización de los procesos educativos.

 

Cada uno de estos aspectos podrían generar amenazas u oportunidades para las instituciones en las que participamos, pero puede servir como punto de partida para la investigación y evaluación, porque para cada amenaza u oportunidad se deberá de cuantificar en qué medida y en qué grado se daría la afectación bajo diferentes supuestos.

 

Ahora bien, después de haber analizado a profundidad la planeación estratégica, es importante destacar la diferencia que existe entre ella y la planeación operativa, con el fin de determinar claramente las funciones de cada una.

 

La planeación operativa consiste en la implantación de la planeación estratégica; la acción puesta en práctica de los planes y la aplicación de las estrategias. En la planeación operativa, se adoptan sólo las estrategias centrales para que sean operativas y abarca los programas curriculares, los proyectos y los planes de acción de la institución. La formulación que es la planeación estratégica y la implantación, la planeación operativa, van juntas para que se pueda dar el proceso de aprendizaje.

 

Estas se complementan porque cada tipo de planeación, incluyendo también la normativa, son un insumo diferente para el funcionamiento de la institución. Es inevitable que si algo falla en una va a repercutir en el funcionamiento de la otra, ya que funciona como un sistema.

 

En conclusión, la planeación normativa identifica y hace explícitos los propósitos de la organización y lo que ésta considera importante. La planeación estratégica define las acciones necesarias para que ese propósito se realice y la planeación operativa especifica qué se necesita, en términos de personas, recursos y tiempos, para que las acciones se lleven a cabo.

 

Como se puede ver cada planeación se enfoca a aspectos distintos, pero están interrelacionadas. Se hace obvio que todo proceso de cierto nivel de complejidad como es el caso de la planeación estratégica, involucra aspectos negativos y positivos que se derivan del mismo. Uno de los aspectos negativos más comunes en este sentido es la ausencia de apoyo a la planeación por parte de la alta dirección y un "clima" en la organización no acorde con la misma.

 

Los administradores desatentos y las organizaciones disfuncionales son los pecadores, no los planificadores mismos o sus sistemas. Citando a Abell y a Hammond, en Gallardo (1994): "Las causas subyacentes de los problemas de hacer que la planeación funcione, rara vez son las deficiencias técnicas del proceso de planeación o los enfoques analíticos; constituyen, más bien, problemas de la naturaleza humana".

 

También se puede decir que no hay coherencia entre lo que los directores piensan que es la misión de la institución, con lo que las demás personas del equipo piensan de la misma, esto provoca un desfase y no se logran establecer las estrategias adecuadas para realizar la planeación. Tomando en cuenta la definición de de la planeación como un procedimiento formal para generar resultados articulados, en la forma de un sistema integrado de decisiones; es decir, la planeación se refiere a la formalización, lo que significa la descomposición de un proceso en pasos claros y articulados.

 

La planeación está asociada de esta manera a un análisis "racional". Podríamos decir que este proceso es un ciclo, que será beneficioso en la medida que se tomen en cuenta todos los pasos y aspectos importantes del mismo, sin olvidar que si se toma a toda la institución como un sistema, cada una de las planeaciones es importante para la misma y van a estar dirigidas hacia el camino correcto y de esta manera obtener la calidad de la educación que es el fin último de la misma.

 

Factores internos y externos que influyen el proceso de planeación en las instituciones educativas

La educación se enfrenta al reto de mejorar la calidad de sus procesos de planeación, pues el mundo se encuentra con nuevas formas de producción que requieren cambios de actitudes y disposición para el aprendizaje. La sociedad exige a las instituciones educativas una mayor vinculación con los procesos que están definiendo el futuro del país. Los principales desafíos del sistema de educación de nuestro país son: a) el cambio demográfico; b) la necesidad de realizar una profunda e integral transformación de las instituciones que imparten educación para apoyar los cambios estructurales que el país requiere; c) la vinculación de la vida académica con la vida real de los estudiantes; d) la actualización curricular; e) el mejoramiento de la formación de profesores e investigadores; f) el impulso a la participación del sector productivo en áreas estratégicas de la investigación y la docencia, y g) el desarrollo de la capacidad crítica y autocrítica de las instituciones educativas entre otros.

 

La educación en general debe orientarse a nuevos paradigmas ya considerados por algunos autores como son: a) un modelo directivo escolar con visión, misión y estrategias a largo plazo, metas y objetivos claros que lo impulsen a ejercer un liderazgo constructivo, integrador y administrativo, b) un modelo docente que inspire la libertad mental y el uso de la inteligencia humana en plenitud, que promueva la creatividad y la innovación en el comportamiento humano y forme seres trascendentes de su época, y c) un modelo de estudiante que se sienta libre de expresar y manifestar sus inquietudes, que elimine el temor de pensar y practicar sus ideas y que viva la emoción de estudiar hasta el grado del apasionamiento, con el alcance de la plena socialización escolar y la promesa de un ejercicio profesional digno.

 

La educación como elemento propio del ser humano debe promover la preparación de futuros ciudadanos con una cultura de tolerancia y respeto al desterrar la subcultura del silencio y fomentar actitudes tanto de participación como de creación del conocimiento para la solución de problemas de la comunidad.

 

El análisis de las fuerzas, oportunidades, debilidades y oportunidades (FODA) es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación, ya que proporciona la información necesaria para la implantación de acciones y medidas correctivas y la generación de nuevos o mejores proyectos de mejora.

 

Dentro de este proceso de análisis, se pueden considerar los factores políticos, económicos sociales y culturales como representantes del ámbito externo de las instituciones educativas en el proceso de planeación que inciden sobre su quehacer interno. La previsión de esas oportunidades y amenazas posibilita la construcción de los escenarios anticipados que permitirán ir reorientando el rumbo de las instituciones educativas (Planeación estratégica, s/a).

 

Las fortalezas y debilidades corresponden al ámbito interno de las escuelas y dentro del proceso de planeación, se debe realizar el análisis de cuáles son esas fortalezas con las que cuenta y cuáles las debilidades que obstaculizan el cumplimiento de sus objetivos.

 

De esta forma el proceso de planeación se considera funcional cuando las debilidades se ven disminuidas en tanto que las fortalezas son incrementadas al mismo tiempo que el impacto de las amenazas es considerado y atendido puntualmente y el aprovechamiento de las oportunidades puede capitalizarse en el alcance de los objetivos, la misión y la visión de las instituciones educativas.

 

 

Referencias:

Minztberg, Quinn & Voyer (1997) El proceso estratégico, Conceptos, contextos y casos. Prentice Hall.

Romo M. (2003) Planeación Estratégica. Director de vinculación, UNITEC. México.

Senge (1998) La quinta disciplina. El arte y la práctica de la organización abierta al aprendizaje. Ed. Garnica. México.

Bryson, J. (1988) Ocho pasos en el proceso de planeación estratégica.

Mintzberg. (1994) Repensando la planeación estratégica parte 1: riesgos y falacias. Traducción

Gallardo, A. consultado el 6 de mayo de 2003 de http://www.azc.uam.mx/publicaciones/gestion/num7/art14.htm

 

 

 

 

Patricia Michel Ruelas

Licenciada en Educación

Maestra en Tecnología Educativa

Doctora en Educación